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La Conferenza Stampa

  • 12
  • 02
  • 2013

Una check list per non dimenticare nulla

Organizzare una press release di successo richiede una certa dose di impegno e un’organizzazione impeccabile. Sono tante le cose da ricordare specialmente nei giorni che precedono la data di convocazione, ed è essenziale quindi arrivare preparati e ridurre al minimo il rischio dell’inconveniente dell’ultimo minuto. Rischio sempre in agguato, è garantito.
Ecco quindi una sintetica check list da consultare quotidianamente per verificare che tutto proceda secondo programma. In un prossimo articolo parleremo delle tempistiche e della gestione della mailing list.
Check List Press Release
– definire data e luogo
– verificare dotazione sala (impianto audio/video – tavolo relatori – schermo per slide….)
– sopralluogo per verifica sala
– definire contenuto cartella stampa
– preparazione bozza testi
– raccolta immagini
– visione e approvazione testi
– acquisto o predisposizione con tipografia delle cartellette personalizzate
– bozza invito stampa
– approvazione invito stampa
– stampa su carta intestata/personalizzata dei testi (comunicati, presentazioni, invito, ecc…)
– pubblicazione invito stampa su sito e simultaneo lancio invito
– recall giornalisti x conferme partecipazione
– preparazione cartella stampa definitiva e masterizzazione cd/dvd
– confezione cartelle stampa
– convocazione fotografo e video
– predisposizione proiettore x slide
– predisposizione prospetto per accredito stampa
– predisposizione cavalieri (per tavolo relatori)
– predisposizione eventuali cartelli/indicazioni sala/indicazioni percorso
– definire disposizione relatori al tavolo/leggio
– definire scaletta interventi relatori
– individuare eventuale moderatore
– verificare postazione all’ingresso sala per registrazione/accredito stampa
– predisporre mailing list di eventuali autorità/ospiti/clienti/sponsor
Qualche giorno prima della conferenza
Verifica service audio/video della sala
Verifica eventuali collegamenti pc/proiettore
Verifica proiezione slide (formato/allineamento schermo…)
Verifica tavolo relatori
Secondo invio invito conferenza stampa (memo)
Il giorno prima della conferenza
Allestimento sala (cartelli, indicazioni, cavalieri su tavolo relatori, acqua per relatori)
Il giorno della conferenza
– Accogliere stampa ed eventuali ospiti/autorità
– Accompagnare i relatori al tavolo, spiegare l’utilizzo dei microfoni/attrezzatura video/pc
– All’ingresso predisporre per registrazione/accredito giornalisti
– Dare indicazioni per foto e video
– Procedere con accredito giornalisti, fornire contatti per eventuale invio di materiale/interviste singole
– Post conferenza: invio cartella stampa digitale via mail a tutti i contatti stampa (anche quelli presenti alla conferenza)
Il giorno dopo
Rassegna Stampa cartacea e digitale
Questa è soltanto una traccia, non vuole essere esaustiva ma può costituire una buona base sulla quale costruire la propria check list personalizzata.

 

 

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